​Definição dos tópicos e detalhes que envolvem o evento, apresentando um estudo logístico e previsão orçamentária:

• Conhecimento prévio dos pontos críticos

• Elaboração do plano de arrecadação

• Definição do comitê organizador

• Levantamento de fornecedores compatíveis com as necessidades de cada um

• Elaboração de Planilha de Previsão Orçamentária

• Auxílio na busca do local apropriado

Suporte em todo o processo de captação de recursos, desde criação da apresentação comercial aos potenciais patrocinadores e Agências de fomento, bem como divulgação do evento aos futuros participantes:

• Formatação do projeto comercial para obtenção de fundos destinados à execução do evento

• Elaboração de estratégia de divulgação aos potenciais patrocinadores

• Criação de mala direta e abordagem pessoal às empresas interessadas

• Redução do nível de dependência dos escassos recursos públicos

• Aproximação entre os pesquisadores e empresas aplicadoras de tecnologia

• Obtenção de recursos para novas pesquisas

Contato e logística para área de exposição comercial:

• Criação, cotação e execução de espaços para exposições comerciais e/ou acadêmicas

• Exposição dos trabalhos (pôsteres) dos participantes

• Exposição das empresas patrocinadoras, com produtos e serviços pertinentes ao evento

Criação e produção de todo material de comunicação, definindo a identidade visual do evento:

• Criação de logomarca

• Produção do material de comunicação impressa e visual

• Criação de brindes

• Acompanhamento dos materiais, desde a fabricação à sua distribuição

Elaboração e hospedagem da página na web com informações sobre o evento:

• Construção e hospedagem de site personalizado para o evento OU utilização de site já existente com personalização de páginas para o evento

• Recebimento online de inscrições

• Submissão de trabalhos

• Armazenamento de inscrições em conta bancária especificada pelo cliente

• News letter do evento

• Mala direta aos interessados

• Elaboração de banco de dados dos participantes

Formulação de projetos para atender a todos os tipos de estruturas de um evento, através de fornecedores parceiros ou indicados para o evento:

• Montagem de auditórios provisórios com selagem acústica em pavilhões, estacionamentos, pátios e outros

• Equipamentos de audiovisual e informática para todos os tipos de ambientes

• Montagem de tendas internas ou externas

• Estrutura de cenários para palco

• Decoração com plantas, vasos, enfeites para mesas

• Iluminação de palco e outros ambientes

Cardápios personalizados, atendendo aos participantes através de uma dieta variada, balanceada e apropriada a cada tipo de evento:

• Welcome coffee

• Coffee break

• Pocket lunch

• Cocktail

• Jantar de gala/confraternização

Recepção aos convidados, oferecendo um serviço diferenciado, tanto aos participantes, quanto aos seus acompanhantes:

• Traslados aeroporto-hotel-evento

• Traslados às atividades extras

• Suporte durante todo o evento para mudança de voos, reserva de assentos, entre outros

• Equipe de monitores, recepcionista, motorista, segurança, tradutores e técnicos, multilíngues

Negociação com hotéis e companhias aéreas, oferecendo tarifas especiais aos participantes e acompanhantes:

• Levantamento de hotéis de várias categorias na região do evento, com cotação e negociação de tarifas para todos os participantes

• Controle de reservas dos inscritos nos hotéis conveniados

• Emissão de passagens aéreas através de agência de turismo parceira

• Pacotes turísticos pós ou pré-evento, com preços especiais

• Visitas técnicas monitoradas

Relatório completo com os controles de todas as atividades desenvolvidas durante o evento:

• Controle de participantes

• Controle de despesas

• Controle de recursos obtidos